マーケティングコラム

集中して仕事できる？リモートワークの3大課題とその解決策

2020 / 04 / 02

リモートワークは、オフィスに毎日出勤することなく、どこでも勤務できる新しい働き方です。企業にとっても、出社する従業員が少なくなればオフィス面積が縮小できますし、交通費削減など支出抑制の効果があります。政府も働き方改革の一環でリモートワークの推進を後押ししており、今後導入する企業が増えていくとされています。しかし、導入メリットばかりに目を奪われず、デメリットをしっかり把握し、いろいろな問題点を解決するための総合的な対策を立てることが重要です。

リモートワークの普及

混同されやすい労働形態にテレワークがあります。これはフリーランスや個人事業主も含めて、働く場所を固定しない柔軟な労働形態を指します。リモートワークは、企業の従業員が就業規則や上司の指示に従って、オフィス以外の場所で働く労働形態であり、テレワークの一種です。近年のネットワークや周辺機器の進化によって、リモートワーク導入企業は増えています。総務省が2018年にまとめた報告書によると、すでに導入済みの企業は13.3％で、導入予定も含めると16.6％です。今後さらに増える可能性はありますが、業種によって導入比率が大きく違う点が特徴です。製造業が35％、サービス業・その他が31％導入しているのに対し、運輸業は4％、建設業は3％にとどまっています。運転手や建設作業員らの仕事は、現場でなければできない職種だからです。東京都は従業員30人以上いる企業の導入率を2020年までに35％にする政策目標を公表していますが、事業内容によって乖離がある点は留意すべきところです。

日本は少子高齢化社会で労働人口が減っていることなどから多くの企業が人手不足です。労働者側も老後に備えての貯蓄など経済的な悩みが多くなっており、企業と合意の上で副業をしている人もいます。働く場所を固定しないリモートワークは、こうした日本の労働人口不足を補い、サラリーマンの所得増に寄与する観点からも、今後増えていくとみられます。

リモートワークの課題と解決策

企業にとっては、業務の効率化のほか、通勤ラッシュから解放されることによる従業員の体力向上やストレス緩和などの導入メリットがあります。ところが、ビジネス上のコミュニケーション形成、従業員の勤務管理、情報の保全管理といった課題もあります。オフィスで働くこととリモートワーク、この前者と後者を比較すると、リモートワーク導入に伴う問題点が分かります。

コミュニケーションが取れるか

ビジネスにおいては上司と部下、同僚同士が話し合い、情報を共有するコミュニケーションが不可欠です。顔を合わせ、相手の表情を読み取りながら議論することで卓越したアイデアが生まれることもあります。オフィスで勤務する場合は、目の前に上司や同僚がいるので、自然にコミュニケーションが取れます。しかし、リモートワークの場合は同じ空間にいないわけですから、相手のしぐさを読み取って言外ににじむニュアンスをつかむことや、十分なコミュニケーションが取れない場合もあります。そうしたケースでは、しばしば重要な情報が抜け落ちたり、正確に伝えきれなかったりします。

解決策としてはコミュニケーションツールを積極的に活用することが挙げられます。簡単なチャットツールもいいですが、一度に多数の従業員が参加できるビデオ会議システムの導入は、従業員の孤立感を払しょくし、企業としての一体感を形成するのに役に立ちます。導入と併せて、従業員がストレスなくシステムを操作できるようにツールの使用トレーニングを行っておくことも欠かせません。

仕事の内容や進捗はどうか

オフィスに従業員がいると、効率的に働いているか、さぼってはいないか、休憩をとっているかといったことを上司がチェックできます。また、仕事の進み具合や内容も適宜確認できるので、改善の指示などを的確迅速に出すことができます。しかし後者は、電話やインターネットを介した業務のやり取りになるため、従業員の仕事の精度や処理速度、勤務態度を詳細に把握することが難しくなります。

適切な勤怠管理を行うために、企業の規模や業務内容にマッチした管理ツールを導入することも有効な対策の一つです。ツールにリアルタイムで勤務状況を把握できる機能があれば、業務の効率化だけでなく、つい長時間労働をしてしまう傾向に歯止めをかけて従業員をストレスや疲労から守ることも期待できます。

機密情報などのデータは大丈夫か

オフィス勤務の場合は、オフィス内のセキュリティーシステムが有効に機能していれば、ビジネス上重要な情報が漏えいするリスクを低減させられます。しかし、リモートワークの場合、自宅や、Wi-Fiがあるカフェなどで仕事をするわけですから、企業よりも脆弱なセキュリティーシステムでインターネットを使った情報のやり取りをすることも考えられます。また、重要な情報が入ったUSBやスマートフォンを置き忘れたり紛失したりするケースも考えられます。重要なビジネス情報が漏出すれば、多額の企業損失が出るでしょう。

情報を盗み出す技術は日々進化しています。オフィスだけでなく、外部で業務を行う際にIT機材や通信環境の暗号化、遠隔ロック機能や機材の位置をリアルタイムで把握できるGPS機能付き追跡システムなども、リモートワークする際に導入を検討する必要があります。

リモートワークの導入には明確なルールを

リモートワークの拡充は、政府が掲げるITC社会の進展とともに拡大し、進化していくとみられます。しかし、これから導入を考えている企業の場合は、社内で十分な論議を重ねて明確なルールを策定し、それを従業員はもちろん経営陣に至るまでに浸透させ、実践していくことが重要です。例えば、コミュニケーションを図るためには適切なシステム導入だけでなく、全員がシステムを有効に使えるようなトレーニングをルール化することが必要です。

勤怠管理システムは、従業員が遠隔監視されるという気持ちを抱くと逆効果になることもあるので、管理する側がどういう目的や意図で使うかということを丁寧に説明し、厳格な使用ルールのもと運用していくことが大切です。情報漏えい対策としてシステムを導入しても、パソコンや携帯電話を扱う従業員が使用ルールを守らなければ意味がありません。使用ルールについて明確に就業規則に盛り込み、企業のトップから従業員にいたるまでコンプライアンスを遵守する企業風土を醸成することが導入の大前提です。リモートワークは、これらの明確なルールを決めて上手に導入できれば、社員一人ひとりの生産性アップが期待できることに加え、企業の一体感を強める機運にもなるでしょう。